13 مشاهدات
في تصنيف التعليم بواسطة (17.8ألف نقاط)

إدارة منظمات الرعاية الصحية


الشرح 



الاتصال في المنظمات الصحية 

المقدمة :

ü توصيل المعلومات هو الجوهر والأساس في كل التنظيمات وبدون مشاركة المعلومات لا يمكن للتنظيم أن يتشكل ولا يعيش طويلاً.
üعملية الاتصالات تفرض مشكلة كبيرة ومعقدة لإدارة المنظمة الصحية والتي ترتبط فعاليتها بشكل مباشر بالنجاح الذي تستطيع به الإدارة إجراء الاتصال .

üالاتصالات في المنظمات الصحية تعني فقط إرسال واستقبال تلك المعلومات التي تساعد المنظمة على الوصول إلى أهدافها فقط وأي نوع آخر من الاتصالات في المنظمة سوف يكون غير فعال .

أسباب ضعف الاتصالات في المنظمات الصحية :

في دراسة لفعالية الاتصالات في المستشفيات كان السؤال الذي وجه للمدراء هو كيف تصنف فعالية عملية الاتصالات في مستشفاك بشكل عام ؟ وطلب من المدراء تصنيفها ضمن أربعة تصنيفات هي جيد جداً، جيد، متوسط، وضعيف وكانت الإجابات كما يلي :
صنف حوالي 1/3 المدراء فعالية الاتصالات بمعدل أقل من الجيد.
وفي الإجابة على سؤال آخر حول المشاكل الرئيسية والمعوقات للاتصالات الجيدة كانت الأسباب التي ذكرها المدراء هي كما يلي:

1- ضعف كفاءة العنصر البشري وعدم توفر الوقت الكافي .

2- عدم وجود برامج تدريب أثناء العمل وبرامج للتطوير .

3- عدم وجود إجراءات وسياسات وتوجيهات مكتوبة للعمل والعاملين .

4- سوء فهم للنشاطات المتخصصة وأعمال النشاطات الأخرى في المستشفى .

5- المشاكل التنظيمية ، عدم تحديد خطوط السلطة والمسؤولية .

6- الفشل في إدراك أهمية الاتصالات .

7- المعوقات اللغوية .

8- دوران العمل .

9- مشاكل العاملين .

10- التشغيل على مدى 24 ساعة .

ويلخص اختصاصي الاتصالات أسباب ضعف الاتصالات في التنظيم بالقائمة التالية :

1- عدم ملائمة وضعف مهارات ومواقف المرسلين والمستقبلين للمعلومات .

2- عدم وجود وسائل لتقويم نتائج الاتصالات وتحسينها .

3- سوء فهم وتحريف المعلومات المرسلة والمستقبلية بسبب العلاقات والعوامل الإنسانية .

4- كبر حجم التنظيم ، فكلما كان التنظيم أكبر كلما كانت عملية الاتصالات صعبة .

مبادئ عامة في الاتصالات :

يتضمن برنامج تحسين الاتصالات في أية منظمة مبادئ وإرشادات عامة لا بد من تطبيقها في نشاطات الأعمال اليومية وهي :

1- الاتصالات ليست عبارة عن أداة فقط أو ناحية مساعدة في التنظيم فهي جوهر أي نشاط منظم والعملية الأساسية التي تنبثق عنها كافة الأعمال الأخرى .

2- الاختلاف الكبير في نوعية ونتيجة الاتصالات يحتم ضرورة إخضاعها لعملية الرقابة والضبط الإداري من تحليل وتخطيط وتنسيق وتقويم .

3- النظر إلى الاتصالات والتفكير بها على أساس أنها توجيهية سواء الاتصالات الصاعدة أو النازلة أو الاتصالات الأفقية عند صدورها من المرسل .

4- الاتصالات غير الفعالة في التنظيم تعني ضياع في الوقت والموارد ويمكن أن ينتج عنها انخفاض في الإنتاجية وارتفاع في التكاليف .

5- يمكن تحسين الاتصالات عن طريق تعليم المبادئ العامة والمهارات المختلفة في الاتصالات .

6- الاتصالات لا تقتصر على الاتصالات الشفهية والكتابية بل يمكن أن تتم بطرق مختلفة غير شفوية من خلال الإشارات والتلميح ، وتعابير الوجه ، وحركات الجسم ، ونغمة الصوت ، واللباس .

7- إن الفرد وبشكل عام ، يستمع ويقدر ويلاحظ ثم يختار ويفهم تلك الأجزاء من الرسالة التي ترتبط بمصالحة واهتمامه، ورغباته وحاجاته .

8- إن المرء لا يمكن أن يفشل في الاتصالات فعندما نتوقع الاستجابة لرسالة ما فإن الصمت قد يعني الاتصال ( يمكن أن ترسل الخوف ، العناد ، أو عدم التعاون ) ولهذا فإن الخير ليس بين أن نتصل أو لا نتصل ، ولكن بين الاتصال بفعالية أو بعدم فعالية .

9- إن لكل اتصال محتوى لفظي وهو المعنى المتضمن وراء الاتصال أو الذي يحكم العلاقة بين الأفراد الذي يشكلون طرفي الاتصال .

10- العديد من المدراء يشعرون أن الرسالة تحتاج إلى أن ترسل مرة واحدة فقط لتكون فعالة فإن اختصاصي الاتصالات يصرون على أهمية الإعادة والتكرار .

11- لابد أن يتضمن الاتصال وسيلة للتغذية الراجعة ، فبدون التغذية الراجعة لا يستطيع المرسل معرفة فيما إذا كان اتصاله فعالاً أم لا .

12- العقبة العامة للاتصالات تكمن في العلاقات الإنسانية داخل المنظمة .

13- ضرورة توفر مقياس لتقويم الاتصالات عند وضع أي برنامج لتحسين الاتصالات وإنجاحها .

14- إن الاتصال لا يحدث بمجرد أن الرسالة قد تم إرسالها ، فيجب أن تستلم بمقدار معقول من الدقة .

15- يجب أن لا نفكر فقط في حل مشاكل الاتصالات لنفسها ، كذلك في حل المشاكل التنظيمية المحددة عن طريق تطبيق أساليب محددة للاتصالات .

الحاجة إلى تحسين الاتصالات :

الاتصالات ترتبط بالاستعمال الفعال للموارد البشرية وبشكل نهائي بتكلفة إدارة المنظمة الصحية أو أي تنظيم آخر .
الاتصالات الأكثر فعالية وتعني مشاركة فعالة للأفكار والشعور والمواقف لمصلحة المنظمة – يمكنها أن تنجز العمل بشكل أقل وتحل المشاكل بكفاءة أكبر وهكذا تؤثر على خدمات الرعاية الصحية ، وإنتاجية العاملين وتكاليف التشغيل .

تحسين الاتصالات من أعلى إلى أسفل :

يتفق اختصاصي الاتصالات بأن المدراء يمكن أن يكونوا أكثر كفاءة وفعالية في أعمالهم عندما يستخدموا الاتصالات النازلة لتحقيق هدفين :

1- إبلاغ المرؤوسين عن مسؤوليات أعمالهم ودورهم في التنظيم .

2- الحصول على التعاون الكامل من مرؤوسيهم وبذلك يتم استعمال الموارد المتاحة لهم بشكل منتج وإلى حد بعيد قدر الإمكان .

ولتحقيق هذين الهدفين لابد للمدراء من تطوير وعي مستمر عن أهمية الاتصالات مع كافة مستويات الإدارة والإشراف ولابد من أن يكونوا حذرين دائماً وعلى كل المستويات في التنظيم إلى وجود مشاكل محددة للاتصالات التي تؤثر على أداء التنظيم وإنجازه .

صعوبات الاتصال إلى أسفل :

الرؤساء والمرؤوسين يمكن أن يكون لديهم آراء وتوقعات مختلفة ومصالح مختلفة وهذا غالباً يجعل الاتصالات النازلة صعبة.
هنالك مشاكل أخرى تصعب من الاتصال النازل وتعود للمدراء وهي :

1- ضعف مهارة المدير في اختيار الوسيلة المناسبة واستخدامها .

2- قد يشعر المدير بأن المرؤوس ليس لديه الحاجة أن يعرف أو الحق لأن يعرف بعض المعلومات .

3- قد يفترض المدير أن الرسالة المرسلة هي رسالة مستلمة دون الاهتمام أو التأكد من أن أحداً ما يستمع أو يفهم الرسالة كما أرادها مرسلها .

1 إجابة واحدة

0 تصويتات
بواسطة (17.8ألف نقاط)
 
أفضل إجابة

وهنالك مشاكل أخرى تعود للمرؤوسين وتعيق الاتصال النازل كما يلي :

1- قد يفشل في فهم المعنى المقصود أو في الإلمام بأهمية الرسالة .

2- قد يشعر أن لديه الحاجة أو الحق في أن يعرف المعلومات التي حجبت عنه .

3- قد لا يثق بدوافع الرئيس في إعطاء المعلومات أو طلب التعاون .

4- قد يغتاظ من النقد .

5- قد يقاوم أي تغيير في عادات عمله أو نمط تفكيره .

بعض المتطلبات الدنيا للاتصالات النازلة: للاتصال بفعالية إلى أسفل هنالك حد أدنى من المتطلبات الضرورية كما يلي :

1- يجب أن يكون المرسل واعياً ومدركاً لصفات وخصائص كل وسائل الاتصال إلى أسفل الموجودة  لديه . وأن يكون قادراً على اختيار الوسيلة المناسبة للرسالة .

 

2- إن الاتصالات النازلة يجب أن تحتوي على مضمون ولغة ترضي وتوفق بين اهتمامات كلاً من الرئيس والمرؤوس .

3- حيثما كان بالإمكان ، يجب إعطاء الأسباب لأية تغييرات يراد إدخالها وهذا يخلق مناخاً من الثقة ، والاحترام المتبادل .

4- لضمان التحسين المستقبلي على الاتصالات النازلة يجب تقويم دقتها كلما كان ذلك ممكناً من خلال استعمال التغذية الراجعة .

والحصول على التغذية الراجعة يعني معرفة كم كان الاتصال فعالاً .

1- فيما إذا فهم المرؤوسين الرسالة واتخذوا الإجراء المناسب عليها .

2- ماذا يمكن للمرؤوسين أن يسهموا في حل المشكلة .

3- ما يجب عمله للتوفيق بين حاجات الرئيس والمرؤوس والمنظمة .

ويمكن الحصول على التغذية الراجعة من خلال ما يلي :

- التقارير ( المكتوبة والشفوية ) والمذكرات الصاعدة .

- أنظمة الاقتراحات .

- أساليب الشكاوي والتذمر .

- مقابلات ترك الخدمة .

- تقويم الأداء .

- مسوحات المواقف والآراء .

- الاجتماعات بأنواعها المختلفة .

- المؤتمرات .

تحسين الاتصالات الصاعدة :

الاتصالات الصاعدة هي انتقال الرسالة إلى مستوى أعلى في التنظيم فإنها تساعد المدير والمشرف والمستخدم ( غير المشرف ) على المساهمة في المعلومات والمواقف الإيجابية لمصلحة التنظيم ، وفي نفس الوقت يمكن أن يعلم المدراء والمشرفين ما يلي من معلومات عن المرؤوس ومواقفه .

- ما الذي تم إنجازه ؟         - ما هي المشاكل ، وفرص التحسين ؟

- ما هي الطلبات والأوامر والتعليمات التي جيب إرسالها إلى أسفل بهدف اتخاذ الإجراء الصحيح ؟

- كيف كانت فعالية الاتصالات النازلة وكيف يمكن تحسينها.

بعض الصعوبات في الاتصالات الصاعدة :

1- إن المدير أو المشرف يرى المرؤوس اللامع كتهديد لأمنه، ولهذا يمتنع الرئيس عن إعطاء معلومات للمرؤوس تساعده على أن يبدوا جيداً ، وبهذا سوف يتوقف المرؤوس عن الاتصال إلى أعلى ويصبح أقل إنتاجية.

 

2- إن الرئيس لا يستمع، ولفعالية الاتصال الصاعد يجب أن يتكلم المرؤوس ويصغي الرئيس والاستماع فن ينقص الكثير من الرؤساء وخصوصاً في المقابلة وجهاً لوجه .

3- إن المناخ العام للاتصال الصاعد هو ضعيف ، فبسبب الاختلاف في المركز والخلفية والتعليم فإن العلاقة بين الرئيس والمرؤوس يمكن أن تضعف .

4- المرؤوس يقاوم التغيير ، فتردد المرؤوس لتمرير وإعطاء الأفكار الجديدة أحياناً ما يوصف كمشكل للاتصال الصاعد لأنه يخش التغيير الذي قد تجلبه الفكرة على وضعه وعمله .

5- المرؤوس تنقصه المهارات للاتصال ، ولأن وقت الرئيس عادة أثمن من وقت المرؤوس فمن الأساسي أن تكون الاتصالات الصاعدة فعالة وكفؤة .

6- إن التنظيم يهمل الاتصالات الصاعدة بعد استلامها ولا يأخذ إجراء عليها ، فبعض التنظيمات تشجع الاتصالات الصاعدة وبعد ذلك نجد أنها غير جاهزة للتعامل مع المعلومات أو المواقف التي تجدها.

 

فتح قنوات الاتصالات الصاعدة :

لأسباب واضحة فإن الأخبار الجيدة تصل الإدارة بشكل أسهل بينما المشاكل تتحرك ببطء أكبر عبر القنوات الصاعدة وأحياناً لا تصل إلى بعد ظهور الأزمة . وبذلك تكون النتائج مكلفة .

تحسين الاتصالات ذات الاتجاهين :

إن الأسلوب المستعمل في الاتصالات الصاعدة أو النازلة يمكن أن يضمن اتصالا ًذا وجهين إذا ما تم اختيار الوسيط أو الأسلوب الذي يسهل الاتصال في الاتجاه المعاكس . وهذا من شأنه ضمان تغذية راجعة ذاتية ومعرفة أفضل لنتائج الرسالة الأصلية .

 

  فعند عدم توفر الاتصالات ذات الاتجاهين وعند عدم تشجيع الموظفين على الاتصال بحرية مع الإدارة فيمكن توقع ما يلي :

1- سوء فهم أهداف التنظيم وسياساته .

2- ضعف ولاء وانتماء العاملين للتنظيم وأهدافه .

3- برامج تدريب مكثفة ومكلفة .

4- سوء فهم مستمر بين المرؤوس والرئيس وبين الأقسام .

5- تدمير لمركز الرئيس وقدرته على القيادة فبدون الاتصالات ذات الاتجاهين يشعر مشرفو الخط الأول أنهم معزولون عن رؤساءهم ومرؤوسيهم .

6- إن الهدوء أو الصمت في التنظيم يخلف عادة الشائعات والبلبلة وحتى في غياب الشائعات فإن الموظفين عادة يعطوا معنى غير جيد للصمت .

7- ارتفاع نسبة المستخدمين الذين يتركون العمل ، وتغيب ، وعدم رضى عن العمل وغياب الفهم والتفهم المشترك بين الرؤساء والمرؤوسين .

 

الاجتماعات :

إن الكثير من الاجتماعات هي في الأساس ذات اتجاه واحد للاتصال ، فالرئيس يتكلم وأحياناً بغير فعالية ومرؤوسيه لديهم القليل من الفرص للتعبير عن آرائهم ومواقفهم وأسئلتهم .
رغم ذلك فإن الاجتماعات وخاصة المصغرة منها هي وسيلة تمنح الرئيس والمرؤوس الفرصة لمشاركة آرائهم وشعورهم بفعالية وسهولة.
رغم الانتقادات التي قد توجه إلى الاجتماعات لعدم جدواها في تضييع الوقت بمواضيع غير نافعة وغير مرتبطة كما أن البعض منها يتعارض مع العمل وذا تكلفة عالية وعندما تنتهي الاجتماعات الفاشلة فإن المسؤولين عنها لا يعرفون فيما إذا :

1- تم الاستماع للرسالة .

2- هل تم فهم الرسالة .

3- هل سيتم اتخاذ إجراء عليها .

وبالرغم من هذه الانتقادات فإن الاجتماعات وجهاً لوجه تعتبر وسيلة اتصال أفضل بكثير من الوسائل الكتابية بعدة طرق :

1- إن الاتصالات وجهاً لوجه على الأرجح أكثر معنى من الاتصالات الكتابية لأن هنالك تشويش أقل للمادة المرسلة فالمشارك لا يرسل فقط الأفكار بل كذلك الشعور والمواقف حول أفكاره ، وحول رؤساءه ، وحول التنظيم ، وحول نفسه .

2- تستطيع الاجتماعات وبنجاح الكشف عن المشاكل الخفية للتنظيم فعن طريق التكلم والاستماع في الاجتماعات ، يستطيع رئيس القسم أو الرئيس أن يحصل على تفهم أفضل عن مرؤوسيه وعن طاقاتهم وحاجاتهم للمعلومات ومشاكل أعمالهم .

مرحبًا بك في بوابة الإجابات، حيث يمكنك طرح الأسئلة وانتظار الإجابة عليها من المستخدمين الآخرين.
...